далмация отдых, эстония.

Особенности работы с электронными документами

При внедрении системы автоматизации документооборота значительно повышается эффективность контроля за исполнением документов. Контроль может осуществляться путем визуального просмотра перечней реестров документов и контрольных карточек, рассылки исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов, формирование справок о документообороте и состоянии исполнения документов. В частности, в автоматизированном режиме есть возможность получить справки о состоянии исполнительской дисциплины в целом по учреждению (за соответствующий период), о ходе выполнения задач по управлению, об анализе корреспонденции, поступившей в учреждение, о сроке рассмотрения документов руководством, о своевременно выполнены документы, о выполненных документы с нарушением сроков, о выполнении депутатских запросов и поручений, о состоянии рассмотрения обращений граждан, о невыполненных документы, срок выполнения которых истек.

Кроме этого, система электронного документооборота обеспечивает подготовку информации (справок) о разработке контрольных поручений руководства, об отправке корреспонденции структурными подразделениями, о подготовке документов подразделениями, о документах, на которые ожидается ответ.

Учитывая большое количество служебных документов, образующихся в системе органов государственной налоговой службы, большее значение приобретает вопрос совершенствования системы хранения этих документов и их последующего использования. Решению этой проблемы может способствовать ведение централизованного архива документов в электронном виде.

С помощью программного обеспечения электронного архива является возможность оперативно найти текстовые и графические электронные образцы документов, определить физическое местонахождение оригинала документа.

Для каждого документа архива имеют место три формы хранения: оригинал (бумажный экземпляр, одновременно связан с электронным каталогом, где зафиксировано реальное местонахождение документа); электронное графическое изображение документа (сканированный и переведенный в графическую форму с сохранением изображений надписей, подписей, печатей) ; символьный документ (файл, в котором отражено содержание документа в текстовой форме и позволяющий экспорт фрагментов и всего текста до компьютерных программ пользователя).

Решение задач по внедрению современных компьютерных информационных технологий с целью совершенствования делопроизводственных процессов в органах государственной налоговой службы позволит повысить оперативность работы с документами, сократить документооборот, усилить контроль за исполнением документов, внедрить безбумажную технологию работы с документами, формировать архив электронных копий документов, что в свою очередь должно положительно сказаться на качестве системы управления в налоговой службе Украины.

Другие статьи по теме:

Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - введите символы с картинки (регистр имеет значение):