товары для рыбалки

Особенности работы с электронными документами

В наше время совершенствовать любую управленческую систему без внедрения компьютерных технологий невозможно. Важное значение имеет создание системы автоматизации документооборота, что будет способствовать значительному сокращению срока прохождения документов в органах государственной налоговой службы, совершенствованию контроля за исполнением документов, обеспечит более качественное взаимодействие структурных подразделений в решении общих вопросов.

Действующей Типовой инструкцией по делопроизводству в органах государственной налоговой службы Украины определен порядок работы с документами, которые формируются на магнитных носителях.

Так, корреспонденция, поступившая по электронной почте и адресована руководству ОГНС, копируется на принтер (твердую копию), регистрируется в делопроизводственной службе и передается по назначению. Одновременно поступления такой корреспонденции учитывается в журнале, который ведется по электронной почте.

Подготовка документов на магнитных носителях осуществляется непосредственно исполнителями. При этом обязательно необходимо указывать следующие реквизиты: имя файла; дату и регистрационный номер документа; номер и дату письма, на который дается ответ; адресата; заголовок к тексту, текст, перечень приложений с указанием страниц; подпись, фамилию и номер служебного телефона исполнителя.

Имя файла при подготовке исходных документов для отправки по электронной почте формируется в зависимости от адресата. Например, при отправке корреспонденции с ГНА Украины в адрес государственной налоговой администрации областного уровня (ОГНА), в состав имени файла должны быть включены следующие обозначения: Е ОО ДД ММ И. УУ, где:

Е - знак "Е" означает, что служебная информация предназначена для отправки с ГНА Украины в государственную налоговую администрацию областного уровня. В случае отправки информации срочного назначения вместо знака "Е" вводится знак "А";

ОО - индекс государственной налоговой администрации областного уровня (двузначный). Если документ направляется всем ОГНА, то проставляются два нуля;

ДД - число месяца передачу информации;

ММ - месяц передача информации (двумя арабскими цифрами);

И - буквенный идентификатор (А - Z);

УУ - первые два знака индекса самостоятельного структурного подразделения ГНА Украины, отправляющая документ.

По аналогичному принципу формируются имена файлов при отправке корреспонденции по электронной почте по направлениям:

- ОГНА - ГНА Украины;

- ОГНА - ОГНА;

- ОГНА - государственные налоговые инспекции (ГНИ);

- ГНИ - ОГНА;

- ГНИ - ГНА Украины;

- ГНА ВПП - ГНА Украины;

- ГНИ - ГНИ (внутриобластные);

- ГНА ВПП - ГНА Украины.

Другие статьи по теме:

Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - введите символы с картинки (регистр имеет значение):

	закодироваться от алкоголизма цены