Это интересно! Про молниезащиту исчерпывающая информация.

Систематизация документов и формирования дел

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Формирование дела - это определение принадлежности документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску нужных документов, сохранению их, упорядочению делопроизводства.

При формировании дел рекомендуется соблюдать следующие требования:

- К делу включаются документы, работа над которыми завершена;

- Документы, подшиваются к делу, должны быть оригиналами или заверенными копиями;

- Документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- Документы, касающиеся одного вопроса, включаются в одно дело;

- К делу включается один экземпляр документа;

- Каждый помещен в дело документ должен быть правильно оформлен, иметь дату, подпись, отметку об исполнении и проч.;

- К делу формируются, как правило, документы одного года (кроме переходящих дел);

- К делу не подшиваются те документы, подлежащие возврату, а также черновики;

- Документы внутри дела должны располагаться в хронологической или нумерационный последовательности;

- Документы ограниченного доступа формируются отдельно от остальных документов.

Распорядительные документы вместе с приложениями к ним группируются по их видам и хронологии. При этом приказы по вопросам основной деятельности, по личному составу, различных административно-хозяйственных вопросов следует размещать в разные дела.

Документы заседаний коллегиальных органов группируются по двум делам:

- Протоколы и документы к ним (доклады, справки и проч.)

- Документы по организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решений и т.п.).

В связи с большим объемом и разнообразной тематикой переписки в практике чаще всего формируется в дела по содержанию и корреспондентским принципу и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ располагается за документом-запросом.

Для формирования дел используют обычные канцелярские папки (скоросшиватели) рассчитаны на 200-250 листов (30-40 мм). Папки импортного производства позволяют увеличить объем подшитых документов в 2-3 раза.

Методическое руководство и контроль за формированием дел в органах государственной налоговой службы осуществляет делопроизводственная служба.

Другие статьи по теме:

Введите ваше имя:

Комментарий:

Защита от спама - введите символы с картинки (регистр имеет значение):

	Помимо всего прочего, сейчас существуют различные нюансы